Bisnis saat ini beruntung memiliki banyak alat yang tersedia untuk membantu memfasilitasi komunikasi yang efektif. Dari aplikasi pesan hingga panggilan video dan platform kolaborasi tim online, tidak ada kekurangan cara untuk berkomunikasi dengan kolega, pelanggan, mitra, dan pemangku kepentingan bisnis. Walaupun ada beberapa sistem komunikasi yang dapat digabungkan oleh bisnis ke dalam proses mereka sehari-hari, kualitas komunikasi yang efektif masih diperlukan terlepas dari platform apa yang sedang digunakan.
Dengarkan Percakapan dengan cermat
Mendengarkan adalah elemen kunci yang diperlukan untuk komunikasi yang efektif. Dalam bisnis, penting untuk berlatih mendengarkan aktif, yang berarti berusaha mendengar dan memahami apa yang dikatakan seseorang kepada Anda. Jika seorang kolega berbicara kepada Anda tentang masalah dengan pelanggan, penting untuk memahami detailnya sebelum menjawab dengan solusi.
Orang tidak suka mengobrol dengan seseorang yang tidak meluangkan waktu untuk mendengarkan apa yang mereka katakan. Untuk menunjukkan kepada kolega Anda bahwa Anda sedang mendaftar secara aktif, Anda dapat mengulang atau mengulangi bagian dari percakapan mereka untuk menunjukkan pemahaman Anda tentang situasi dengan pelanggan. Mengajukan pertanyaan untuk mendapatkan klarifikasi detail juga merupakan cara untuk secara aktif mendengarkan dan mendapatkan pemahaman komprehensif tentang gambaran besar.
Kenali Audiens Anda
Memodifikasi pesan berdasarkan audiens adalah kriteria untuk komunikasi yang efektif. Apa yang Anda katakan kepada satu orang tidak akan tepat untuk orang lain berdasarkan peran mereka dalam organisasi dan pengetahuan mereka tentang topik tersebut. Untuk menyampaikan pesan Anda secara efektif, Anda perlu mengubah bahasa, nada, dan medianya sehingga tepat untuk audiens Anda.
Misalnya, cara Anda berbicara dengan seorang eksekutif di organisasi Anda mungkin berbeda dari cara Anda berbicara dengan seorang rekan, bahkan jika isi pesan Anda sama. Beberapa orang menggunakan bahasa yang lebih formal dengan atasan sambil menggunakan bahasa bisnis kasual dengan rekan kerja. Budaya perusahaan Anda juga akan memengaruhi cara Anda berkomunikasi dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal.
Bersikap Singkat, Lengkap, dan Benar
Memberikan komunikasi yang ringkas dan langsung membantu menghindari pengulangan dan frustrasi. Dengan menghapus detail yang tidak perlu dari komunikasi, Anda dapat mengurangi kemungkinan kesalahpahaman. Saat ini, rentang perhatian orang sangat singkat, sehingga menyampaikan pesan Anda dalam sepuluh menit lebih efektif daripada 30 menit. Misalnya, jika Anda bertemu dengan pelanggan tentang peluang penjualan, tunjukkan kepada mereka bahwa Anda menghargai waktu mereka dengan menjaga presentasi Anda sesingkat mungkin.
Meskipun komunikasi yang efektif singkat dan singkat, komunikasi juga perlu lengkap. Ini berarti bahwa pesan tersebut harus mencakup semua fakta terkait, dan harus diatur secara logis, sehingga mudah diikuti. Berdasarkan pada siapa Anda berbicara, Anda dapat mengasumsikan aspek tertentu dari pengetahuan mereka, sambil memberikan detail yang mungkin tidak mereka ketahui. Memberikan makna penuh pesan adalah kunci untuk berkomunikasi secara efektif. Misalnya, jika Anda bekerja dengan mitra bisnis baru dan mendiskusikan pembelian persediaan dari mereka, penting untuk memberi mereka semua spesifikasi materi yang Anda butuhkan. Tanpa memberikan informasi berharga itu, pemasok mungkin tidak dapat memberikan bagian yang benar, yang dapat menyebabkan frustrasi, keterlambatan, dan hubungan yang buruk.
Memberikan fakta sebagaimana adanya tanpa membesar-besarkannya adalah salah satu kualitas keterampilan komunikasi yang baik dan menghindari ambiguitas dan kebingungan. Jika Anda berurusan dengan keluhan yang dimiliki pelanggan dengan karyawan, misalnya, Anda harus mendapatkan umpan balik dari kedua belah pihak untuk memahami masalahnya.
Masukkan Umpan Balik ke dalam Pesan
Komunikasi yang efektif melibatkan memberi dan menerima umpan balik tepat waktu. Umpan balik membantu menunjukkan Anda dan orang yang berkomunikasi dengan Anda apakah pesan itu dikirim dan diterima secara akurat. Jika umpan balik sepenuhnya tidak berdasar, ini mungkin menunjukkan bahwa Anda tidak berkomunikasi secara efektif atau bahwa penerima tidak sepenuhnya memahami makna Anda.
Dalam lingkungan bisnis, umpan balik sangat penting ketika bekerja dalam tim. Misalnya, jika Anda berada di posisi manajerial, Anda harus memberikan umpan balik yang membangun tentang kinerja, peran, dan keterampilan komunikasi mereka kepada pelanggan. Umpan balik juga melibatkan pemberian pujian, yang dapat meningkatkan moral perusahaan dan meningkatkan persahabatan.
Selain memberikan umpan balik, komunikasi yang efektif juga harus menerimanya. Umpan balik konstruktif berguna untuk meningkatkan kinerja Anda di tempat kerja. Jika Anda bertanggung jawab untuk memberikan pidato selama pertemuan di seluruh perusahaan, misalnya, pastikan untuk meminta anggota kunci staf Anda untuk umpan balik setelah pidato. Umpan balik mereka akan memberi tahu Anda apakah pidato Anda efektif dalam menyampaikan pesan Anda, dan akan menunjukkan kepada Anda jika staf Anda memahami poin utama yang ingin Anda komunikasikan. Umpan balik mereka juga akan menunjukkan kepada Anda area di mana Anda perlu meningkatkan keterampilan komunikasi Anda. Misalnya, jika kritiknya adalah bahwa pidatonya terlalu lama, Anda tahu bahwa untuk waktu berikutnya Anda dapat bekerja untuk menjadi lebih ringkas dalam komunikasi Anda.
Tunjukkan Rasa Hormat Melalui Percakapan Anda
Menghormati orang yang berkomunikasi dengan Anda adalah kriteria penting untuk komunikasi yang efektif. Orang lebih termotivasi untuk terlibat dengan Anda jika Anda menghormati mereka dan ide-idenya. Misalnya, jika Anda bertemu calon pelanggan untuk pertama kalinya, Anda dapat menunjukkan rasa hormat dengan menyapa mereka menggunakan nama mereka, yang membuat mereka merasa dihargai. Meluangkan waktu untuk membaca tentang bisnis mereka dan mengatasinya dalam percakapan Anda sangat berarti untuk menunjukkan prospek yang Anda hormati kepada mereka.
Jika Anda berbicara dengan mitra bisnis melalui telepon, tunjukkan rasa hormat Anda dengan tetap fokus pada percakapan yang ada. Alih-alih memeriksa email atau menjelajahi web saat berbicara di telepon, tetap berkomunikasi dengan mereka selama panggilan telepon adalah hal yang patut dilakukan.
Saat berkomunikasi melalui email dengan kolega, luangkan beberapa menit ekstra untuk mengoreksi pesan Anda, sehingga bebas dari kesalahan ketik dan kesalahan ejaan atau tata bahasa. Anda menunjukkan rasa hormat dengan meluangkan waktu untuk menyusun pesan Anda dengan cermat.
Jangan Lupa Tentang Komunikasi Non-Verbal
Kata-kata yang kita gunakan untuk berkomunikasi kurang dari 10 persen dari pesan yang kita sampaikan. Ini berarti bahwa sinyal non-verbal sangat penting untuk komunikasi yang efektif. Nada suara Anda menunjukkan perasaan Anda saat berkomunikasi. Misalnya, jika Anda ingin bersikap ramah, pastikan nada bicara Anda ramah.
Gerakan tangan, sikap, dan bahasa tubuh Anda membantu menyampaikan arti kata-kata Anda. Menyilangkan tangan memberi sinyal bahwa Anda defensif atau tertutup saat melakukan kontak mata menunjukkan bahwa Anda ingin membuat koneksi.
Perhatikan sinyal non-verbal yang dikomunikasikan oleh orang yang Anda ajak bicara. Postur tubuh mereka, nada dan bahasa tubuh akan menunjukkan kepada Anda bagaimana perasaan mereka tentang apa yang Anda katakan dan dapat membantu memandu cara Anda berkomunikasi dengan mereka.
Persyaratan Sistem Komunikasi Yang Baik
Sistem komunikasi yang baik mengharuskan Anda memilih sistem komunikasi yang tepat untuk pekerjaan yang dihadapi. Dengan begitu banyak pilihan yang tersedia seperti telepon, olahpesan, email dan secara langsung, Anda harus memilih media yang paling sesuai dengan topik pembicaraan. Misalnya, Anda tidak akan mengirim sms atasan Anda untuk mengundurkan diri dari posisi Anda atau meminta kenaikan gaji. Pembicaraan penting semacam itu harus dilakukan secara langsung. Demikian pula, Anda tidak memerlukan pertemuan pribadi untuk masalah bisnis kecil, yang dapat dikomunikasikan melalui email untuk menghemat waktu dan sumber daya.
