Basis pengetahuan, mirip dengan wiki, adalah kumpulan terkelola artikel dan informasi yang dikirimkan pengguna. Repositori tipe basis pengetahuan biasanya didedikasikan untuk program atau proses tertentu, dan informasi dapat disampaikan oleh pengembang, personel dukungan teknis, atau pengguna akhir. Sifat demokratis dari basis pengetahuan memungkinkannya tumbuh secara organik dan cepat tetapi juga membuat informasi sulit untuk dipertahankan dan, dalam kasus terburuk, tidak dapat digunakan.
Percakapan Dinamis
Keuntungan terbesar dari basis pengetahuan adalah bahwa hal itu memungkinkan berbagai pengguna untuk berkontribusi pada hasil basis pengetahuan dalam dokumentasi langsung dan menghasilkan percakapan yang dinamis dan relevan. Juga, karena ini mencakup kontribusi dari pengembangan, dukungan teknis, dan pengguna akhir, mereka yang melakukan riset online dapat mengeksplorasi masalah yang sama dari beberapa sudut pandang yang berbeda, mungkin mengarahkan mereka ke solusi yang tidak akan mereka pertimbangkan sendiri.
Dokumen tidak konsisten
Perbedaan gaya penulisan dan tingkat pengetahuan dari para kontributor sering menghasilkan dokumen yang terputus-putus dan tidak standar, yang merupakan salah satu kelemahan terbesar dari basis pengetahuan. Redundansi menjadi aturan daripada pengecualian, dan kesalahan yang sama dapat ditambahkan ke basis pengetahuan beberapa kali lipat. Karena itu diperlukan pemeliharaan khusus.
Juga, karena basis pengetahuan dimulai sebagai basis data kosong, tidak tepat untuk digunakan sebagai sumber utama dokumentasi untuk produk atau proses baru. Basis pengetahuan membutuhkan waktu untuk membangun karena skenario dan masalah ditemukan, diselesaikan dan didokumentasikan.
Keunggulan Informasi
Sifat organik, demokratis dari basis pengetahuan berarti bahwa informasi yang paling penting kemungkinan akan membuat dirinya menonjol, sedangkan informasi yang kurang penting akan dikubur, memberikan fungsi pemilahan pada basis pengetahuan sebagai basis pengetahuan. Jika informasi yang ditulis dengan buruk atau salah dikirimkan, pengguna lain dapat menguburnya dengan menggantinya dengan informasi yang lebih baik atau menandainya untuk dihapus / ditinjau oleh administrator.
Dokumentasi yang Diarsipkan
Artikel lama yang tersisa di basis pengetahuan menyediakan arsip dokumentasi otomatis untuk versi produk atau proses yang lama. Arsip yang terbentuk secara alami adalah keuntungan dari basis pengetahuan. Saat versi baru dari produk atau proses dibuat, basis pengetahuan dapat ditata ulang atau dihidupkan ulang untuk mengarsipkan informasi lama sambil tetap menampilkan informasi terbaru secara jelas.
Solusi
Personel yang berdedikasi perlu ditunjuk untuk menghabiskan beberapa jam seminggu mencari basis pengetahuan untuk resolusi yang berlebihan, ketinggalan jaman atau tidak akurat dan menghapusnya sesuai kebutuhan. Mereka harus dilatih dalam penggunaan basis pengetahuan dan tahu cara mencarinya secara efektif sehingga mereka dapat menentukan apakah suatu artikel sudah ada sebelum mereka berkontribusi duplikat.
