Organisasi dan bisnis dari semua ukuran dapat memanfaatkan sistem log telepon untuk melacak panggilan telepon penting dan informasi kontak. Misalnya, para profesional seperti pengacara dan akuntan mengandalkan log telepon untuk menyimpan catatan klien dan mencatat jumlah waktu yang dapat ditagih yang dihabiskan untuk melayani masing-masing.
Metode Log Telepon Dasar
Gunakan log telepon untuk melacak panggilan telepon masuk dan keluar. Rekam data tentang klien, seperti nomor telepon bisnis dan seluler, email dan informasi situs web. Untuk log telepon biasa, jaga data tetap aman dengan meletakkannya di tempat yang aman di luar jangkauan publik saat tidak digunakan. Pada sistem elektronik, jaga pesan tetap aman dengan membatasi paparan data dan memasang kata sandi. Jika kantor memiliki resepsionis, mengintegrasikan log telepon dengannya sehingga panggilan kembali tepat waktu dan efisien. Beri dia akses ke inbox pengguna sehingga mereka dapat dengan mudah memeriksa pesan.
Kemampuan Tingkat Lanjut
Atur akses remote dan penerusan log telepon dari ponsel atau komputer Anda. Integrasikan perpesanan teks dan email ke dalam sistem log telepon untuk fleksibilitas yang lebih besar. Atur pesan telepon ke dalam folder pribadi untuk memudahkan akses. Atur folder publik jika Anda ingin berbagi data dengan kantor lainnya. Siapkan notifikasi sehingga Anda menerima pesan begitu mereka tiba. Tempatkan panggilan yang tidak mendesak dalam folder untuk manajemen waktu terbaik. Membangun sistem untuk mengembalikan semua panggilan telepon dalam waktu yang wajar, dan mengatur pengingat sehingga tidak ada panggilan penting yang dilupakan. Untuk sistem cadangan yang efektif, atur agar grup distribusi menerima pemberitahuan.
Log Telepon Tradisional
Gunakan sistem log telepon tradisional dengan menuliskan informasi pada pad yang dirancang untuk melacak penelepon dan informasinya. Beberapa bantalan log telepon dilengkapi dengan karbon untuk secara otomatis membuat catatan duplikat untuk penyimpanan. Sebelum zaman elektronik, eksekutif, pekerja kantor dan individu melacak panggilan telepon dengan menuliskan nama, nomor, dan informasi lainnya pada setiap lembar kertas atau pembalut yang dirancang untuk tujuan ini.
MyWorkTools
Pertimbangkan menggunakan MyWorkTools, yang menawarkan dokumen templat Word sebagai log telepon untuk panggilan masuk dan keluar. Alat ini dapat digunakan sebagai manajemen waktu dan sistem pengukuran produktivitas yang melacak tanggal dan waktu setiap panggilan telepon, nomor yang dipanggil dan panjang panggilan, serta tujuan panggilan. Alat ini dapat menghemat waktu karena tidak perlu menghabiskan rata-rata dua jam atau lebih untuk membuat log telepon yang serupa secara manual.
Sistem Elektronik PhonePad
Unduh uji coba gratis sistem PhonePad, yang menggunakan aplikasi Windows untuk menyimpan semua informasi panggilan telepon dalam satu kotak masuk. Ikon dan pengkodean berwarna memberikan pengenalan status pesan instan, dan pesan disusun untuk menunjukkan apakah itu baru, dibaca atau perlu ditindaklanjuti. PhonePad terlihat seperti pesan kertas yang tergelincir untuk antarmuka pengguna yang intuitif. Pesan didukung oleh pemformatan teks dalam berbagai font, warna, gaya dan ukuran. Beberapa pesan dapat dibuka secara bersamaan, dan pesan teks juga didukung. Buku alamat bawaan menyimpan data pemanggil sebelumnya.
Log PDA atau Ponsel
Gunakan log telepon yang dirancang untuk PDA atau ponsel Anda, seperti PhoneLog 2.0, untuk perangkat ponsel PalmPilot. PhoneLog melacak semua pesan telepon yang diterima dan ditinggalkan untuk yang lain. Selain itu, daftar dapat dibuat dengan mudah yang dapat diakses dengan cepat untuk panggilan balik. PhoneLog menyediakan catatan percakapan lengkap. Sistem ini juga dapat disesuaikan dan dapat dengan mudah diintegrasikan.
