Orang yang menyapa klien ketika mereka memasuki kantor menyajikan gambar perusahaan. Resepsionis yang tidak terorganisir dan acuh tak acuh menganggap perusahaan tidak profesional dan tidak peduli. Sementara itu, disambut dengan hangat oleh anggota staf yang penuh perhatian membuat klien merasa dihargai dan dapat membimbingnya untuk memupuk hubungan yang lebih lama dengan perusahaan. Ingat juga bahwa dalam jenis kantor tertentu seperti kantor dokter atau terapis, dan sebelum pertemuan penting seperti wawancara, pengunjung mungkin merasa gugup. Salam yang ramah dapat membantu menenangkan mereka.
Posisikan meja Anda untuk menghadap pintu masuk, sehingga Anda melihat klien saat mereka masuk. Pastikan kantor terlihat rapi di awal setiap hari dan tetap teratur sepanjang hari. Kirim paket segera atau letakkan di tempat yang tidak terlihat. Simpan kertas yang disimpan dengan baik dan buku janji Anda dapat diakses Biarkan program komputer yang sesuai berjalan sehingga Anda dapat dengan mudah mencari informasi klien.
Tersenyumlah dan sambut klien, menyampaikan kehangatan dan antusiasme yang tulus. Gunakan salam yang menandakan Anda telah menunggunya, jika ini masalahnya - tetapi hanya jika Anda tahu ini adalah klien yang Anda harapkan. Jika Anda mengharapkan seorang klien di firma hukum Anda pada jam 9 pagi, dan seorang pria berpakaian untuk pertemuan bisnis masuk, Anda mungkin tersenyum dan berkata, "Hai, apakah Anda John? Senang bertemu dengan Anda." Jangan pernah nyatakan nama lengkap klien - perlakukan informasi ini sebagai rahasia. Gunakan salam yang lebih umum jika Anda tidak mengenal klien, seperti, "Selamat pagi, selamat datang di XYZ Firm. Bagaimana saya bisa membantu Anda hari ini?"
Berikan bantuan kepada klien dengan mengatur janji temu, memberinya dokumen yang harus dia isi atau memberi tahu dia bahwa Anda akan memberi tahu orang yang tepat bahwa dia telah tiba. Biarkan klien tahu berapa lama dia mungkin perlu menunggu. Tanyakan padanya apakah dia memiliki pertanyaan dan jawablah sebaik mungkin sesuai kemampuan Anda. Jika Anda harus memeriksa jawabannya, yakinkan dia bahwa Anda akan menjawabnya.
Dorong klien untuk bersantai sambil menunggu. Tawarkan minuman klien seperti air, kopi atau teh, jika tersedia. Jika klien menolak tawaran itu, katakan padanya untuk memberi tahu Anda jika dia berubah pikiran. Terus tersenyum dan lakukan kontak mata ketika Anda berbicara dengan klien, menyampaikan kehangatan dan antusiasme.
Dengan sopan minta klien menunggu sebentar jika Anda harus menjawab telepon. Jawab telepon dengan salam seperti, "Selamat pagi, ini Terri dari XYZ Firm. Bisakah Anda memegang sebentar?" Berterima kasih kepada penelepon karena memegang dan meyakinkannya bahwa Anda akan benar dengannya. Kemudian hadir untuk klien di kantor.
Ikuti protokol kantor Anda untuk memperkenalkan klien kepada staf. Panggil anggota staf segera setelah klien tiba, jika Anda tahu anggota staf tidak bertemu dengan pengunjung lain. Jika tidak, panggil anggota staf yang sesuai melalui telepon ketika janji klien dijadwalkan untuk dimulai.
Bawa klien ke kantor anggota staf jika ini adalah prosedur yang diterima di kantor Anda, dan anggota staf telah mengindikasikan ia ingin memulai rapat. Atau, panggil anggota staf ke ruang tunggu untuk bertemu klien. Perkenalkan klien dan anggota staf jika mereka belum bertemu, menggunakan nama belakang atau nama depan, tergantung mana yang diinginkan perusahaan Anda.
