Administrator hibah bertanggung jawab untuk mengawasi proposal hibah, memantau dana hibah, dan memastikan bahwa semua kegiatan hibah sesuai dengan kontrak. Administrator harus terbiasa dengan semua tenggat waktu dan hasil yang dapat diukur serta menghasilkan korespondensi, membuat laporan, dan menyimpan catatan untuk membuktikan bahwa semua persyaratan hibah dipenuhi. Pengumpulan data, entri data, dan analisis adalah bagian dari proses. Administrasi hibah adalah kegiatan profesional yang membutuhkan perhatian cermat terhadap detail dan keahlian teknis.
Mengatur
Mengumpulkan dan mengatur proposal hibah, semua bahan agunan, dan korespondensi selanjutnya terkait dengan penghargaan. Gunakan bagian hibah sebagai titik awal untuk organisasi, dengan file untuk setiap hasil yang terukur, misalnya. Ajukan semua data yang dikumpulkan di bawah hasil yang dirujuknya, sehingga informasinya sudah tersedia ketika tiba waktunya untuk membuat laporan bulanan atau akhir tahun. Ada banyak dokumen yang terlibat dalam administrasi hibah yang tepat dan ini perlu diatur dengan cermat.
Identifikasi dan kirimkan formulir yang diperlukan dengan cara dan kerangka waktu yang ditentukan oleh kontrak. Membuat daftar periksa dan batas waktu di awal proses akan membantu memastikan kepatuhan.
Menentukan dan menerapkan sistem pengumpulan data yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan hibah. Setiap hasil terukur yang ditentukan dalam hibah harus dibuktikan dengan dokumentasi. Misalnya, jika Anda berjanji untuk mendaftarkan 50 siswa, Anda harus memiliki formulir pendaftaran dan lembar masuk dalam bentuk tertulis.
Monitor anggaran: Lacak pengeluaran untuk memastikan pembelian dan pengeluaran dilakukan sesuai dengan item baris dalam anggaran dan mengeluarkan laporan pengeluaran secara berkala sehingga staf tahu di mana mereka berada sehubungan dengan pembelian dan pembatasan anggaran.
Dapatkan persetujuan untuk modifikasi hibah sebagaimana diizinkan oleh ketentuan kontrak saat periode hibah berlanjut dan kebutuhan akan perubahan menjadi jelas. Setiap perubahan dalam persyaratan hibah harus disetujui oleh chief executive officer organisasi.
Pantau kemajuan menuju tujuan dan hasil yang dijanjikan dan sarankan perubahan jika ini tidak terpenuhi. Jika tujuan kehadiran tidak terpenuhi, misalnya, anggota staf yang bertanggung jawab untuk merekrut perlu diperingatkan sehingga mereka dapat mengambil tindakan korektif.
Kiat
-
Tulis gaji administrator ke dalam hibah sebagai item baris dalam anggaran. Jika administrator menangani lebih dari satu hibah, tuliskan dalam persentase dari waktu yang mereka perlukan untuk mengelola setiap hibah.
Peringatan
Jangan membuat kesalahan dengan mengharapkan staf yang ada menemukan waktu untuk mengelola hibah yang cukup besar. Penghargaan hibah sebesar $ 100.000 dan lebih membutuhkan banyak waktu dan keahlian untuk memastikan kepatuhan dan kepatuhan diperlukan jika Anda berharap untuk mendapatkan pendanaan di masa depan.
