Piagam proyek adalah dokumen yang secara formal mengakui suatu proyek. Piagam proyek adalah apa yang memberi manajer proyek wewenang untuk memanfaatkan sumber daya dan mengalokasikannya seperlunya. Sebagai akibatnya, umumnya direkomendasikan agar manajer proyek diidentifikasi dan ditugaskan sesegera mungkin, setidaknya sebelum finalisasi piagam proyek.
Kontrak
Anda biasanya akan melihat kontrak jika input untuk piagam proyek berasal dari pelanggan eksternal. Anda mungkin menemukan SLA (perjanjian tingkat layanan) sebagai gantinya untuk proyek-proyek internal organisasi Anda.Perjanjian tingkat layanan ini seperti kontrak di mana mereka mendefinisikan peran dan tanggung jawab untuk para pihak yang terlibat. Kontrak akan membantu menentukan parameter potensial dari piagam proyek.
Pernyataan Kerja Proyek
SOW, atau pernyataan kerja, adalah input yang digunakan untuk mengembangkan piagam proyek. Elemen SOW menunjukkan kebutuhan bisnis / manfaat proyek, deskripsi ruang lingkup produk dan rencana strategis.
Setiap proyek dibuat untuk tujuan memenuhi beberapa kebutuhan organisasi, dan SOW menggambarkan kebutuhan ini.
Karena proyek terbatas dalam durasi, biaya, dan ruang lingkup, hasil nyata diharapkan apakah itu produk atau proses bisnis baru. SOW menggambarkan produk atau hasil akhir ini.
Bekerja di bawah asumsi bahwa organisasi memiliki rencana strategis bahwa proyek yang diusulkan bekerja untuk memenuhi, rencana ini sangat penting dalam pembuatan piagam proyek.
Faktor lingkungan perusahaan
Saat membuat piagam proyek, segala sesuatu yang dimiliki dan dilakukan organisasi yang dapat memengaruhi proyek perlu dipertimbangkan. Contohnya termasuk, tetapi tidak terbatas pada: pendanaan, sumber daya kepegawaian, toleransi terhadap risiko, kemauan politik, standar pemerintah atau industri dan budaya organisasi.
Masukan ini sangat berguna bagi manajer proyek, karena piagam proyek adalah salah satu dokumen pertama yang dengan jelas menyatakan sumber daya apa yang ada untuk dia manfaatkan.
Aset Proses Organisasi
Setiap perusahaan memiliki caranya sendiri dalam menjalankan bisnis; ini memiliki dampak langsung pada tidak hanya bagaimana piagam proyek disusun, tetapi setiap dan semua dokumentasi proyek berikutnya yang dibuat. Selain membangun proses dimana proyek akan dilakukan, aset proses organisasi ini juga mewakili jumlah total pengetahuan intelektual yang dimiliki organisasi. Pengetahuan ini harus diperhitungkan dalam pembuatan piagam proyek.
