Sebagian besar perusahaan menengah hingga besar diorganisasikan ke dalam departemen yang berbeda. Ini membuatnya mudah bagi perusahaan untuk menjaga berbagai operasi terpisah dan ditangani oleh para profesional yang terampil di setiap bidang tertentu. Misalnya, sebagian besar perusahaan yang menjual produk atau layanan memiliki departemen layanan pelanggan yang menangani masalah dan kekhawatiran pelanggan. Agar sebuah bisnis menjadi sukses, ia harus menerapkan dan memelihara komunikasi antar departemen yang efektif.
Definisi
Komunikasi antar departemen adalah proses di mana berbagai departemen mengirim dan menerima pesan di antara mereka sendiri.Agar komunikasi menjadi efektif, satu departemen harus mengirim pesan yang jelas dan komprehensif ke departemen lain, dan pesan tersebut harus dipahami dengan jelas dan sepenuhnya. Jika tidak, akan ada masalah. Komunikasi yang tidak efektif dapat menyebabkan kebingungan, kurangnya moral dan frustrasi di antara karyawan dan departemen.
Pentingnya
Komunikasi antar departemen yang efektif memastikan bahwa semua departemen berada pada halaman yang sama ketika situasi kerja berubah. Satu departemen dapat membuat perubahan yang memengaruhi departemen lain. Jika departemen pertama tidak mengomunikasikan perubahan itu ke departemen lain, mungkin ada kebingungan, frustrasi, dan kemarahan. Tanpa komunikasi antardepartemen yang efektif, sebuah perusahaan dapat berakhir dalam kekacauan, dengan kurangnya motivasi di antara karyawan dan tidak adanya kepercayaan dan rasa hormat antar departemen.
Jenis
Komunikasi lisan sering dilakukan antara pemimpin departemen melalui telepon, konferensi video dan pertemuan satu-satu. Komunikasi tertulis umumnya dilihat antar departemen dalam bentuk email dan memo. Komunikasi perusahaan, di mana kepemimpinan perusahaan secara keseluruhan mengirimkan pesan - apakah melalui buletin, email atau metode lain - adalah jenis komunikasi antar departemen lainnya.
Pertimbangan
Penilaian kebutuhan adalah gambaran obyektif tentang efektivitas komunikasi antar departemen. Biasanya dilakukan oleh spesialis komunikasi dan memberikan garis besar kelemahan dan kekuatan di bidang komunikasi antar departemen. Seorang spesialis komunikasi dapat mewawancarai anggota organisasi, memberikan survei dan menentukan kepuasan di antara karyawan dan bidang yang perlu ditingkatkan. Komunikasi adalah proses peningkatan yang berkelanjutan.
Manfaat
Komunikasi antar departemen yang efektif menciptakan budaya perusahaan yang dinamis dan dapat dipercaya. Karyawan merasa diberdayakan dan dapat mengandalkan keputusan departemen lain. Para pemimpin organisasi mempercayai para pemimpin departemen lainnya dan pelanggan memiliki keyakinan pada kata dan reputasi perusahaan. Komunikasi antardepartemen yang efektif memungkinkan orang untuk tetap mendapat informasi, membuat perubahan kapan dan di mana mereka diperlukan, dan merasa nyaman menghadapi masalah ketika mereka muncul di antara departemen. Tidak ada dendam atau keengganan untuk berurusan dengan anggota departemen lain.
