Kebijakan penggajian menggambarkan proses penggajian yang terkait dengan administrasi gaji, ketepatan waktu, jadwal penggajian, dan metode pembayaran. Prosedur yang terdokumentasi memastikan proses persetujuan yang jelas dan didefinisikan, kegiatan penggajian yang efisien, ketersediaan formulir dan kontrol yang sesuai. Suatu organisasi dengan kebijakan dan prosedur penggajian yang ditetapkan dapat menjamin karyawan akan pembayaran gaji dan upah yang akurat dan tepat waktu.
Makna
Penggajian adalah salah satu pengeluaran terbesar di organisasi mana pun. Kebijakan penggajian menetapkan pemeriksaan dan keseimbangan internal untuk mengendalikan dan melindungi pengeluaran ini. Ini mengurangi timbulnya kesalahan dan kemungkinan penipuan. Di perusahaan besar, proses penggajian melibatkan banyak waktu dan sumber daya. Prosedur penggajian menciptakan efisiensi dalam hal pengumpulan waktu, pemrosesan dokumen, entri data, pembayaran, dan penyimpanan catatan. Dengan memasukkan otomatisasi dan kemajuan dalam teknologi sistem, prosedur dapat menghemat biaya dan menghemat uang perusahaan.
Tujuan
Kebijakan penggajian menjamin bahwa karyawan akan selalu menerima gaji yang benar pada waktu yang tepat. Ini memastikan bahwa perusahaan mematuhi undang-undang federal, negara bagian dan lokal, terutama yang mengacu pada pajak, Medicare, Jaminan Sosial dan standar tenaga kerja yang adil. Kepatuhan terhadap undang-undang akan membantu perusahaan menghindari membayar penalti. Prosedur penggajian juga mendukung implementasi struktur dan sistem kompensasi yang ditetapkan, anggaran departemen dan perjanjian perundingan bersama.
fitur
Kebijakan penggajian mendefinisikan tanggung jawab dan akuntabilitas staf dan manajer penggajian. Karena penggajian melibatkan informasi rahasia, kebijakan harus menentukan tingkat akses dan keamanan. Ini juga mengidentifikasi pelatihan yang diperlukan oleh berbagai kelompok karyawan. Prosedur penggajian menjelaskan proses sejak karyawan dipekerjakan. Mereka termasuk kegiatan penggajian dan formulir yang diperlukan untuk memproses karyawan baru, perubahan pekerjaan, pembaruan informasi, pembayaran khusus, pengurangan, pelaporan waktu dan pemutusan hubungan kerja.
Pertimbangan
Untuk meminimalkan risiko penipuan, kebijakan penggajian harus mencakup kontrol internal. Salah satu bentuk kontrol adalah pemisahan tugas. Misalnya, jika ada dua karyawan yang terlibat dalam proses penggajian, yang satu akan menyiapkan dokumen penggajian sementara yang lain akan memberi wewenang dan menyetujui. Otoritas yang menyetujui harus meninjau semua informasi pembayaran dan cuti. Grup atau departemen lain seperti akuntansi dapat mengaudit transaksi penggajian. Prosedur penggajian juga harus melindungi kerahasiaan informasi penggajian, memastikan bahwa hanya orang yang berwenang yang memiliki akses kepada mereka.
Tanggung jawab
Departemen penggajian bertanggung jawab untuk mengelola alur kerja penggajian untuk memastikan pemrosesan penggajian yang efisien dan tepat waktu. Ini menetapkan jadwal penggajian dan tenggat waktu untuk pengajuan dokumen penggajian. Staf penggajian menetapkan dan mengontrol akses ke informasi dalam sistem penggajian. Mereka memasukkan informasi dalam sistem dan membuat perubahan sesuai kebutuhan. Manajer harus memastikan bahwa dokumen penggajian yang diperlukan selesai dan diteruskan dalam batas waktu yang ditentukan. Karyawan bertanggung jawab untuk meninjau pembayaran dan pengurangan, dan memberi nasihat kepada departemen penggajian dari setiap perbedaan. Mereka juga harus selalu memperbarui informasi mereka.
