Dalam transaksi bisnis, mungkin ada kalanya muncul masalah yang tidak dapat dengan mudah diselesaikan dengan panggilan telepon. Masalah dapat timbul dari kualitas barang yang diterima, pengiriman yang terlambat, layanan yang buruk, keterlambatan pembayaran, atau tidak menyelesaikan tugas dalam kerangka waktu yang diperlukan. Anda harus menuliskan kekhawatiran Anda.
Tinjau pesanan pembelian dan perjanjian untuk persyaratan yang dipertanyakan tentang barang atau layanan yang tidak Anda sukai. Jika Anda sudah melakukan panggilan telepon, kirim surat yang menguraikan masalah Anda dan apa yang dikatakan vendor sebagai tanggapan.
Tulis surat kepada vendor yang menguraikan kekhawatiran Anda. Simpan salinan semua surat yang Anda kirim ke vendor. Setelah setiap kontak, kirim vendor konfirmasi email yang menguraikan masalah yang ditangani dengan memuaskan dan masalah yang beredar. Ini bisa menjadi catatan singkat tetapi tetap menghormati dan profesional.
Jika Anda belum menerima kepuasan sepenuhnya, Anda perlu mengkodifikasi keluhan Anda dalam surat ketidakpuasan yang lebih formal kepada vendor. Hal-hal penting untuk dimasukkan dalam surat itu adalah: ketentuan perjanjian, tanggal pengiriman atau kinerja, masalah yang dihadapi, dan salinan email yang telah Anda kirim mengenai masalah tersebut.
Sementara gugatan selalu mungkin untuk menyelesaikan masalah dengan vendor, ini harus menjadi pilihan terakhir. Tuntutan hukum itu mahal dan memakan waktu. Jika tuntutan hukum mutlak diperlukan, surat keluhan vendor akan menjadi aset besar untuk kasus Anda.
Kiat
-
Jaga agar nada tetap profesional dan jangan gunakan sarkasme atau ancaman. Tujuannya adalah untuk menyelesaikan masalah bukan memperburuk mereka.
