Cara perusahaan dijalankan secara langsung memengaruhi keberhasilan dan kegagalan yang akan terjadi. Ketika tim manajemen mengidentifikasi tujuan jangka panjang yang solid untuk organisasi, ditambah cara inovatif untuk mencapainya, maka organisasi secara keseluruhan memiliki motivasi dan dorongan untuk bekerja menuju hasil tersebut.
Bayangkan bekerja untuk sebuah organisasi di mana tim manajemen senior gagal untuk mengakui rencana pertumbuhan atau tujuan jangka panjang. Apa yang akan terjadi pada perusahaan itu? Ini mungkin bertahan selama beberapa bulan, tetapi kurangnya perencanaan atau intervensi strategis dapat menyebabkan kehancurannya. Demikian pula, tidak memiliki arahan dari manajemen senior dapat menyebabkan karyawan kehilangan kepercayaan pada perusahaan. Perencanaan organisasi, yang mencakup strategi untuk semua tingkatan perusahaan, sangat penting untuk keberhasilan bisnis.
Definisi Perencanaan Organisasi
Perencanaan organisasi dimulai ketika tim manajemen senior mengidentifikasi tujuan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan. Setelah tujuan itu ditetapkan dan disempurnakan sehingga jelas dan dapat dicapai, penting untuk merumuskan strategi dan rencana spesifik untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan organisasi memastikan bahwa ada visi untuk bisnis sehingga karyawan mengetahui dan memahami bagaimana pekerjaan mereka sehari-hari berkontribusi pada perusahaan secara keseluruhan.
Tujuan yang ditetapkan perusahaan harus cukup realistis untuk diimplementasikan dalam sumber daya organisasi. Adalah baik untuk meraih bintang-bintang, tetapi pada saat yang sama, tujuannya juga harus dapat dicapai. Tidak dapat mencapai target yang jauh dari jangkauan dapat membuat demoralisasi bagi perusahaan. Tujuan yang baik juga harus dapat diukur secara kuantitatif. Dengan cara ini, perusahaan dapat melacak kemajuannya sepanjang tahun fiskal, memeriksa untuk melihat seberapa jauh mereka telah datang dan seberapa jauh mereka harus pergi. Juga penting untuk menjabarkan kerangka waktu untuk mencapai tujuan, seperti dalam tahun fiskal atau seperempat. Dengan cara ini perusahaan dapat menetapkan tenggat waktu proyek untuk menjaga semua orang di jalurnya.
Selain menentukan tujuan dan mengembangkan rencana untuk mencapainya, perencanaan organisasi mencakup penempatan staf dan sumber daya.Orang yang tepat harus ada di tempat untuk melakukan peran mereka, dan sumber daya yang diperlukan, termasuk keuangan, harus tersedia untuk organisasi sehingga mereka dapat berhasil mengimplementasikan rencana di tempat.
Karena setiap organisasi adalah unik, tidak ada satu struktur atau metode kepegawaian yang akan bekerja untuk setiap perusahaan. Namun, faktor-faktor tertentu harus selalu dipertimbangkan dalam perencanaan struktur organisasi yang efektif. Perusahaan perlu meneliti dan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan berbagai opsi struktur organisasi, seperti struktur fungsional, divisi atau matriks, dan mempertimbangkan mana yang akan mengaturnya untuk mencapai tujuan organisasi mereka yang terbaik. Perusahaan juga perlu memprediksi pola pertumbuhan mereka, dan bagaimana mereka cocok dengan rencana keseluruhan mereka. Selain itu, organisasi perlu melihat struktur mana yang akan menghasilkan efisiensi operasional dan kepuasan pekerja yang paling signifikan.
Perencanaan organisasi dapat diterapkan pada berbagai ukuran perusahaan, baik itu bisnis wirausaha kecil atau konglomerat multinasional. Dalam situasi apa pun, penting bagi tim manajemen untuk menentukan tujuan perusahaan dan menyusun rencana untuk mencapainya, selain sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tersebut.
Jenis Perencanaan Organisasi
Ada banyak cara untuk mengkategorikan jenis rencana organisasi, meskipun banyak dari mereka jatuh ke dalam empat kategori utama: keuangan, strategis, kontingensi dan suksesi. Setiap jenis rencana organisasi melihat bisnis secara keseluruhan, tetapi melalui lensa area tertentu. Dengan cara ini, mudah untuk melihat bagaimana bisnis akan berjalan dalam banyak skenario berbeda.
Perencanaan keuangan dalam suatu organisasi bertujuan untuk menghasilkan pendapatan yang lebih besar atau meningkatkan pangsa pasar bisnis. Juga, perencanaan keuangan dapat menyelesaikan masalah keuangan yang dapat diprediksi yang mungkin dihadapi perusahaan di masa depan. Cara penyusunan rencana keuangan tergantung pada tingkat perusahaan dan tujuan yang ingin dicapai. Faktor penting dari rencana keuangan adalah bahwa rencana itu harus mengakar dalam kenyataan. Seperti perencanaan tujuan yang efektif, rencana keuangan perlu memperhitungkan gambaran keuangan perusahaan yang sebenarnya, sekarang dan di masa depan. Rencana tersebut juga perlu berwawasan ke depan, sehingga dapat menangkap masalah potensial yang mungkin perlu diatasi perusahaan.
Ambil bisnis kecil seperti agen pemasaran digital, misalnya. Dengan staf beranggotakan lima orang, perusahaan terhenti di sebuah dataran tinggi dan tidak memiliki sumber daya manusia yang cukup untuk menumbuhkan bisnis. Meningkatkan penjualan mereka adalah salah satu tujuan organisasi mereka. Namun, jika mereka merekrut karyawan lain, maka mereka tidak memiliki keuangan untuk membayarnya. Memiliki rencana keuangan yang jelas untuk organisasi ini tidak hanya akan membantu mereka mencari cara mendapatkan sumber daya tambahan tetapi juga bagaimana cara membayarnya. Selain itu, memiliki karyawan baru itu kemudian dapat membantu mereka meningkatkan penjualan dan memenuhi tujuan organisasi mereka.
Jenis lain dari rencana organisasi adalah perencanaan strategis, yang melibatkan menerjemahkan visi perusahaan ke dalam tujuan dan sasaran, dengan langkah-langkah untuk mencapainya. Perencanaan strategis tidak hanya melihat ke dalam pada perusahaan itu sendiri tetapi juga berfokus pada pasar dan industri, serta para pesaing. Perencanaan semacam ini melibatkan menganalisis peluang masa depan perusahaan dan kemungkinan ancaman yang masuk. Ini juga membutuhkan mengetahui kekuatan dan kelemahan organisasi sepenuhnya. Perencanaan strategis juga membutuhkan memiliki pemahaman tentang siapa pesaing di pasar, dan apa kekuatan dan kelemahan mereka dibandingkan dengan organisasi. Memiliki pandangan yang realistis tentang pasar dan ekonomi secara keseluruhan juga sangat penting.
Dalam kasus agensi pemasaran digital, misalnya, bagian dari visi strategis mereka mungkin untuk menawarkan layanan baru seperti copywriting bahan pembuatan timbal. Jika bisnis sebagian besar berfokus pada desain web dan iklan online hingga saat itu, mereka perlu melakukan penelitian menyeluruh ke bidang copywriting untuk memahami bagaimana biayanya dalam industri. Jika pesaing mereka menawarkan copywriting sebagai layanan, maka mungkin lebih bijaksana bagi mereka untuk menawarkannya juga. Mereka mungkin juga perlu cara untuk membedakan layanan copywriting mereka dari pesaing mereka.
Banyak organisasi juga membuat rencana kontingensi untuk hasil yang berada di luar bidang normal. Perencanaan organisasi semacam ini membantu mengurangi risiko potensial bagi perusahaan dan bahkan dapat berpotensi membantu mereka menghindari peristiwa yang mungkin memiliki efek bencana. Rencana kontingensi yang kuat diteliti dengan baik dan menyajikan skenario realistis yang dapat terjadi yang mungkin berdampak negatif pada perusahaan, dan memberikan solusi langkah-demi-langkah yang dapat diterapkan perusahaan dalam skenario itu. Perencanaan kontingensi dapat menyelamatkan organisasi dari kejatuhan dan dapat membantunya tumbuh di masa transisi.
Skenario bencana yang mungkin terjadi bagi agensi pemasaran digital adalah klien terbesar mereka, yang menyediakan lebih dari 50 persen pendapatan mereka, memutuskan untuk menandatangani kontrak dengan salah satu pesaing mereka. Dalam hal ini, perusahaan akan kehilangan sebagian besar pendapatan mereka. Jika mereka tidak tahu cara untuk menggantinya, mereka mungkin harus menyatakan kebangkrutan. Rencana darurat, dalam kasus mereka, akan memberikan solusi yang memungkinkan untuk masalah ini, yang dapat mencakup cara membawa klien itu kembali ke perusahaan, meningkatkan pendapatan mereka melalui saluran lain atau bahkan mengambil pinjaman untuk bantuan jangka pendek. Dengan memiliki rencana yang sudah ada jika klien terbesar mereka pergi, agensi pemasaran digital kemudian dapat bekerja untuk menyelesaikan masalah mereka, alih-alih membuang-buang waktu untuk mencari tahu rencana ketika mereka berada dalam mode krisis.
Perencanaan suksesi adalah cara efektif lain dalam perencanaan organisasi. Ini melibatkan pengembangan strategi untuk diterapkan ketika pemain kunci dalam organisasi pergi. Jika seseorang dalam peran manajemen pengambilan keputusan meninggalkan organisasi dengan alasan apa pun, terencana atau tidak terencana, perusahaan secara keseluruhan dapat keluar jalur. Mereka mungkin tidak dapat memenuhi tujuan organisasi mereka jika mereka tidak memiliki kepemimpinan yang tepat. Perencanaan suksesi melibatkan lebih dari sekadar menyebut seorang pengganti. Ini berarti melatih dan merawat orang itu untuk mengisi posisi kepemimpinan sebelum kebutuhan muncul. Dengan cara ini, tidak ada jeda waktu bagi penerus untuk mempercepat, dan organisasi dapat melanjutkan bisnis seperti biasa.
Jika pengembang web utama agen pemasaran digital tiba-tiba pergi, misalnya, perusahaan mungkin tidak dapat menyelesaikan proyek yang ada atau proyek baru apa pun hingga mereka memiliki pengganti. Untuk usaha kecil, ini bisa berarti mereka mungkin harus menutup pintu. Dengan rencana suksesi, mereka mungkin melatih pengembang junior untuk mengambil peran itu. Jika orang itu sudah dipersiapkan untuk posisi pengambilan keputusan kepala, maka agensi dapat melanjutkan dengan melayani klien mereka tanpa cegukan.
Mengapa Anda Perlu Menggunakan Perencanaan Organisasi
Perencanaan organisasi yang tepat memungkinkan perusahaan untuk mencapai potensi penuhnya. Dengan menggunakan pendekatan sistematis, perusahaan dapat menentukan ke mana mereka ingin pergi, dan kemudian mengimplementasikan langkah-langkah yang dapat mereka gunakan untuk sampai ke sana. Jika suatu organisasi tertarik pada pertumbuhan dan tidak cukup tahu bagaimana menuju ke sana, maka perencanaan organisasi dapat membantu untuk menetapkan langkah-langkah yang perlu mereka ambil, baik untuk menentukan tujuan mereka dan untuk mencapai mereka.
Perencanaan organisasi membantu perusahaan untuk menjadi strategis dalam cara mereka membuat keputusan penting. Ketika ada tujuan perusahaan yang lebih besar, maka akan lebih mudah untuk mengambil keputusan tertentu ketika menggunakan metode strategis. Demikian pula, perencanaan organisasi dapat membantu perusahaan membangun kekuatan mereka. Jika ada area spesifik di mana organisasi unggul, akan lebih bijaksana untuk bermain pada yang lebih untuk menumbuhkan bisnis. Di ujung lain spektrum, kelemahan organisasi dapat ditingkatkan menggunakan perencanaan organisasi. Elemen perencanaan keuangan dan kontinjensi dapat memainkan peran penting dalam mengatasi kelemahan bisnis.
Menyiapkan perusahaan untuk sukses adalah salah satu alasan utama mengapa mereka harus menggunakan perencanaan organisasi. Melalui pengembangan rencana dan proses, perusahaan dapat bekerja untuk meningkatkan prosedur yang diberlakukan terus menerus. Meningkatkan cara perusahaan beroperasi membantu memberi mereka keunggulan kompetitif juga, yang juga dapat meningkatkan bisnis mereka.
Cara Meningkatkan Perencanaan Organisasi
Tidak ada satu metode perencanaan organisasi yang berfungsi untuk perusahaan. Sering kali, perusahaan harus menerapkan berbagai cara perencanaan organisasi untuk menemukan apa yang berfungsi dengan baik untuk mereka. Memperbaiki perencanaan organisasi adalah pekerjaan yang berkelanjutan, karena ketika perusahaan tumbuh dan berubah, cara perusahaan berencana perlu berubah untuk memenuhi persyaratan baru.
Kejujuran dan keterbukaan adalah aspek penting dari perencanaan organisasi. Sangat penting untuk memiliki pandangan yang jelas dan obyektif tentang bagaimana organisasi melakukan. Dengan cara ini, menjadi lebih mudah untuk mengidentifikasi potensi masalah atau ancaman yang dihadapi organisasi, atau kelemahan spesifik yang tampak dalam perusahaan. Menghapus penghalang internal yang dihadapi karyawan membantu mereka untuk kemudian fokus pada tugas yang dihadapi. Setelah penghalang internal, seperti beberapa prosedur atau kebijakan, dihilangkan, karyawan dapat bekerja untuk meningkatkan kelemahan organisasi.
Saat ingin meningkatkan perencanaan organisasi, sangat penting untuk memiliki serangkaian metrik untuk mengukur kinerja rencana. Metrik dapat memberikan nilai besar dan bertindak sebagai panduan untuk membuat keputusan tentang elemen-elemen kunci bisnis. Manajemen dapat menggunakan data untuk menunjukkan area-area di mana organisasi perlu memfokuskan upayanya dan kemudian mengembangkan strategi untuk menyempurnakan operasi, mengarahkan perusahaan untuk lebih baik kinerjanya secara keseluruhan.
