Sebagai seorang manajer atau penyelia, Anda harus selalu mengikuti perkembangan berbagai kebijakan dan prosedur yang ditetapkan untuk organisasi Anda. Bukan hal yang aneh jika kebijakan dalam suatu organisasi berubah secara teratur, terutama jika Anda bekerja dalam lingkungan yang dinamis atau tidak stabil. Cara untuk mengomunikasikan kebijakan dan prosedur adalah dalam pengaturan kelompok. Ini memungkinkan Anda untuk meliput materi sekaligus dan memberi semua orang kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.
Bacalah materi untuk mendapatkan pemahaman yang menyeluruh. Sebelum Anda dapat meninjau kebijakan dan prosedur dengan staf Anda, Anda harus terlebih dahulu membacanya beberapa kali. Sorot setiap informasi yang mungkin perlu penjelasan lebih rinci. Lanjutkan membaca materi sampai Anda benar-benar memahami segalanya. Cobalah mengantisipasi beberapa pertanyaan yang mungkin diajukan staf Anda.
Berikan kepada staf Anda salinan selebaran, atau informasi yang akan dibahas, sehari sebelum pertemuan. Ini memberi mereka kesempatan untuk membaca materi dan menuliskan pertanyaan yang mungkin mereka miliki. Jika memungkinkan, mintalah staf Anda untuk memberikan pertanyaan kepada Anda sehari sebelum pertemuan sehingga Anda mungkin punya waktu untuk meneliti dan memberikan jawaban yang benar kepada staf Anda.
Adakan pertemuan dengan staf Anda. Cadangan ruang konferensi dan pastikan setiap peserta membawa salinan handout mereka. Miliki selebaran tambahan jika ada yang lupa. Mulailah sesi dengan mempelajari materi dari awal hingga akhir. Setelah Anda membahas materi tersebut, tanyakan pertanyaan yang mungkin telah diajukan staf Anda sebelumnya. Setelah semua pertanyaan yang diajukan telah dijawab, tanyakan apakah ada pertanyaan lain.
Periksalah kebijakan dan prosedur secara terpisah. Kadang-kadang informasi bersifat sensitif dan sensitif dan perlu ditinjau kembali dengan setiap anggota staf secara individu. Ini mungkin tidak mungkin atau tidak layak untuk organisasi besar.
