Anggaran pasokan kantor adalah rincian biaya yang dapat berfungsi sebagai rencana pengeluaran. Dalam bentuk tertulis, anggaran menentukan bagaimana perusahaan akan membelanjakan dana yang ditujukan untuk persediaan yang digunakan dalam operasi kantor. Rencana tersebut harus realistis sehingga dapat dengan mudah dipahami dan dipatuhi. Anggaran pasokan kantor adalah alat yang diperlukan untuk mengukur keseluruhan pengeluaran bisnis. Mempersiapkan anggaran akan memungkinkan Anda untuk mengelola biaya secara efisien dan mempertahankan rentang pengeluaran operasional yang wajar yang tidak akan melebihi pendapatan bisnis. Anggaran perlengkapan kantor dasar umumnya hanya mencakup biaya yang mutlak diperlukan untuk mengoperasikan bisnis secara efektif. Anggaran dapat ditingkatkan seiring waktu, sesuai kebutuhan, sementara bisnis tumbuh.
Tinjau item persediaan kantor yang penting untuk menjalankan bisnis. Buat spreadsheet untuk membuat daftar item seperti pena, berbagai jenis kertas, spidol, pensil, tinta printer, stapler dan staples, klip kertas, folder file, persediaan pengiriman, amplop dan tape. Pastikan untuk memasukkan item yang spesifik untuk bisnis khusus Anda. Misalnya, jika Anda menyediakan cadangan data atau berurusan dengan penyimpanan media, Anda akan memerlukan CD atau DVD dan persediaan dan peralatan khusus lainnya.
Tinjau biaya barang dan dapatkan total jumlah bulanan untuk setiap barang. Dokumentasikan perhitungan pada spreadsheet. Tambahkan semua nomor individual untuk setiap item bersama-sama untuk total anggaran bulanan. Kemudian kalikan total bulanan dengan 12 untuk jumlah anggaran pasokan kantor tahunan. Tambahkan 10 persen tambahan untuk ekspansi.
Meneliti berbagai vendor pemasok kantor untuk menemukan harga paling efektif. Buat spreadsheet terpisah untuk membandingkan data dari berbagai vendor untuk item yang Anda gunakan secara teratur untuk menjalankan bisnis. Vendor independen akan sering memberikan penawaran untuk Anda pertimbangkan. Hitung taksiran vendor untuk perkiraan biaya rata-rata bulanan. Sertakan data ini ditambah 10 persen pada spreadsheet.
Bandingkan taksiran total vendor dengan taksiran Anda saat ini dan yang asli. Buat salinan perkiraan spreadsheet asli dari Langkah 1 untuk digunakan dalam mempertimbangkan perubahan harga. Gunakan spreadsheet baru sebagai templat untuk anggaran Anda saat ini. Sesuaikan penetapan harga untuk barang yang ditemukan lebih sedikit di vendor yang berbeda. Perhatikan vendor, harga dan tanggal pada spreadsheet untuk pelacakan di masa mendatang. Pertimbangkan setiap item dalam daftar dan hilangkan yang tidak mutlak diperlukan.
Mengevaluasi dan meninjau anggaran setiap bulan. Coba gunakan alat anggaran seperti yang ditawarkan oleh Microsoft untuk mengelola keuangan persediaan kantor. Mengembangkan sistem untuk memantau anggaran pasokan kantor secara konsisten. Secara teratur menyesuaikan dan meninjau harga dan penggunaan persediaan. Sesuaikan anggaran sesuai dengan temuan baru dan potong bila memungkinkan. Jika pengeluaran berlebihan terjadi, ambil langkah-langkah untuk menemukan pengurangan dengan cara lain dengan memanfaatkan penjualan dan penawaran vendor lainnya.
