Mengucapkan selamat tinggal tidak pernah mudah, apakah itu hubungan pribadi atau profesional yang Anda tinggalkan. Tetapi ketika Anda berpisah dengan pelanggan, apa pun alasannya, penting untuk disengaja, transparan, dan bijaksana saat Anda berbagi berita. Pelanggan Anda telah memainkan peran penting dalam bisnis Anda dan Anda harus memperlakukan mereka seperti itu.
Buat Surat Bermakna
Menulis surat perpisahan kepada pelanggan tidak harus rumit. Tapi itu perlu dilakukan tepat waktu. Banyak dari kita terburu-buru melewati ujung karena takut akan emosi yang akan muncul atau mereka tidak direncanakan atau dilompati sepenuhnya ketika kita bergerak maju ke arah kita sendiri. Tidak harus seperti itu. Tandai kesempatan itu dan hormati peran yang dimainkan pelanggan Anda dalam bisnis Anda.
Kenali Pembaca Anda
Ini mungkin tampak jelas, tetapi penting untuk memperjelas alasan korespondensi dengan pelanggan. Apakah Anda keluar dari bisnis? Apakah Anda pensiun? Atau apakah Anda menghilangkan "masalah" pelanggan dari perusahaan Anda? Apakah Anda memiliki hubungan yang lebih formal dengan klien Anda atau lebih santai? Menjadi jelas pada siapa surat itu diarahkan dan hubungan Anda dengan mereka akan membantu Anda menentukan bagaimana menulis dengan suara yang menangani masalah yang dihadapi.
Misalnya, jika Anda menulis surat perpisahan kepada sekelompok pelanggan yang tidak diinginkan, Anda dapat menggunakan apa yang disebut pendekatan kambing hitam, yang memberi tahu Anda
Bersikap Singkat, Tapi Hangat
Kemungkinannya, apa pun alasan Anda, surat Anda akan berdampak pada pelanggan Anda. Saat Anda menulis surat, pikirkan tentang pesan Anda. Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas tetapi gunakan nada yang ramah dan mudah didekati. Anda menyampaikan informasi kepada pelanggan Anda dan penting untuk sesingkat mungkin. Penjelasan panjang dengan detail tidak diperlukan;
Jangan Mengubur Berita
Dalam hubungan profesional, paragraf pertama surat pelanggan perpisahan harus dengan jelas menunjukkan bahwa hubungan pelanggan sedang diputus, garis waktu dan status layanan yang disepakati dalam kontrak atau perjanjian yang sebelumnya dikeluarkan. Dengan melakukan ini, Anda mengatur nada dan membuat korespondensi Anda jelas. Mencoba untuk menutup-nutupi penghentian atau mengubur berita buruk hanya akan membingungkan pelanggan.
Persiapkan Pelanggan Anda Untuk Perubahan
Dalam kasus di mana Anda mengucapkan selamat tinggal kepada pelanggan karena Anda meninggalkan perusahaan, jelaskan apa yang terjadi selanjutnya. Pelanggan harus memiliki pemahaman yang baik pada akhir surat mengapa Anda pergi, jadwal Anda dan apa yang dapat mereka harapkan. Selalu sertakan cara bagi pelanggan Anda untuk menghubungi perusahaan Anda dan biarkan mereka tahu langkah selanjutnya.
Menulis surat perpisahan untuk klien Anda tidak harus menjadi pengalaman negatif. Bahkan, itu dapat meningkatkan kredibilitas dan profesionalisme Anda. Tetap sederhana, singkat dan jelas dan kemungkinan besar, tindakan Anda akan dihargai.
