Menulis alamat apartemen dengan benar saat menangani amplop membantu memastikan pengiriman ke lokasi yang tepat dan mempercepat pengiriman surat Anda. Pengiriman tepat waktu sangat penting jika Anda mengirimkan faktur atau komunikasi pelanggan penting lainnya. Secara umum, Anda akan menulis nomor apartemen atau suite pada baris yang sama dengan alamat jalan, didahului dengan singkatan "Apt." atau tanda pagar.
Pilih Amplop yang Benar
Kirim surat pelanggan standar dalam amplop kertas putih, manila atau daur ulang. Jika komunikasi membutuhkan perlindungan ekstra, pilih amplop empuk atau kedap air. Tagihan, laporan akun dan surat tulisan tangan untuk pelanggan Anda harus dikirim sebagai surat prioritas. Anda dapat membeli amplop surat prioritas di kantor pos mana pun atau melalui pemasok alat tulis biasa.
Memformat Amplop
Ketikkan alamat apartemen di bagian depan amplop dalam format berikut:
Nama orang atau organisasi
Nomor gedung dan nama jalan, nomor apartemen atau suite
Kota, Negara Bagian, dan Kode Pos
Sertakan nomor apartemen setelah nama jalan. Anda dapat menyingkat apartemen menjadi "Apt.", Misalnya "32 Main Street Apt. 202." Singkatan untuk Suite adalah "Ste." Jika ruang yang tersedia untuk alamat tidak cukup besar bagi Anda untuk menulis "Apt," gunakan simbol hash sebagai gantinya: "32 Main Street # 202." Jangan gunakan koma atau titik. Untuk menemukan kode ZIP, kunjungi layanan mencari kode ZIP di situs web Layanan Pos AS (USPS).
Cetak Label Alamat
Meskipun tidak ada persyaratan untuk mengetik atau mencetak label alamat di komputer, hal itu akan meningkatkan keterbacaan. Layanan USPS online "click-n-ship" memungkinkan Anda untuk membeli perangko, meminta paket pickup dan memformat, mencetak dan membayar label pengiriman surat prioritas Anda secara online. USPS juga akan melacak surat domestik Anda secara gratis; untuk detail lebih lanjut, lihat situs web USPS. Jika Anda menulis alamat dengan tangan, cetaklah dengan jelas menggunakan pena sehingga alamat tersebut dapat dibaca dari jarak yang cukup jauh.
Sertakan Alamat Pengembalian
Sertakan alamat bisnis Anda di sudut kiri atas di bagian depan amplop. Ini akan memungkinkan kantor pos untuk mengembalikan surat kepada Anda jika tidak ada pengiriman. Alamat pengirim memiliki elemen yang sama dengan alamat pengiriman. Anda juga dapat mengirimkan surat Anda dalam amplop yang dipersonalisasi yang memiliki alamat bisnis Anda yang sudah dicetak sebelumnya di lokasi yang benar. Ini memberikan peluang bagus untuk memberi merek surat Anda dengan nama dan logo perusahaan Anda.
