Baik Anda memiliki satu atau beberapa properti sewaan, penting untuk menjaga semua dokumen yang terkait dengan properti terorganisir. Anda memerlukan akses mudah ke sewaan dan segala tambahannya jika timbul pertanyaan penyewa, dan Anda harus menyimpan semua aplikasi rental seandainya pemohon yang ditolak membuat klaim di masa depan terhadap Anda. Selain itu, dan mungkin yang paling penting, Anda dapat mengurangi pengeluaran untuk pajak penghasilan Anda hanya ketika Anda dapat membuktikannya melalui catatan Anda. Dokumen yang diperlukan untuk pajak adalah yang paling sulit untuk tetap terorganisir karena ada begitu banyak.
Yang Harus Anda Pertahankan
Selalu simpan salinan sewa, segala tambahan untuk sewa dan semua aplikasi sewa dari calon penyewa di tempat yang aman. Ide yang bagus adalah membuat file untuk setiap properti sewaan. Simpan file dalam lemari arsip. Anda juga perlu bukti mengenai apakah Anda menghasilkan atau kehilangan uang di properti sewaan setiap tahun dan berapa banyak. Anda melakukannya dengan mencantumkan pendapatan sewa dan mengurangi biaya. Cek yang dibatalkan, laporan bank yang menunjukkan setoran langsung atau tanda terima yang Anda tulis jika Anda menerima uang tunai, semuanya membuktikan pendapatan sewa. Tanda terima Anda dari apa pun yang Anda belanjakan di rumah untuk perbaikan, asuransi, pajak, dan apa pun lainnya, seperti rayap dan layanan sampah, berfungsi sebagai bukti pengeluaran Anda. Anda perlu menyimpan catatan pendapatan dan pengeluaran terpisah untuk setiap properti sewaan yang Anda miliki.
Jejak kertas
Tidak ada yang salah dengan menyimpan catatan dengan cara lama dengan menuliskan pendapatan dan pengeluaran Anda dalam buku catatan atau buku besar dan menyimpan dokumen pendapatan dan tanda terima pengeluaran di dalam kotak penyimpanan atau di kompartemen di buku catatan Anda. Metode ini dapat diterima oleh Internal Revenue Service, menurut situs web penasihat hukum Nolo. Merupakan ide yang baik untuk mencatat pada kwitansi untuk apa jika informasi ini belum pada kwitansi. Metode kertas bisa menjadi cara paling sederhana untuk menyimpan catatan, terutama jika itu yang selalu Anda lakukan. Cukup cantumkan kolom pendapatan dan kolom pengeluaran untuk setiap bulan untuk melihat bagaimana tarif Anda pada akhir tahun. Bagi biaya yang mungkin Anda bayarkan setahun sekali, seperti pajak properti, hingga 12 untuk mendapatkan akun bulanan yang benar.
Metode Elektronik
Banyak program perangkat lunak komputer tersedia untuk membantu Anda dalam pencatatan. Perangkat lunak spreadsheet, seperti Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 dan Ability Office, dapat melacak pendapatan dan pengeluaran Anda. Anda akan membuat spreadsheet terpisah untuk setiap properti sewaan.Tetapi Anda masih perlu menyimpan salinan kertas dari pendapatan dan pengeluaran Anda seandainya IRS mengaudit Anda. Opsi lain untuk menyimpan tanda terima adalah menggunakan layanan penyimpanan Internet yang dapat Anda unggah tanda terima, seperti Shoeboxed, atau menggunakan versi di rumah, seperti NeatReceipts, untuk menyimpan tanda terima digital di rumah Anda. Sekali sebulan, lihat penerimaan dan pengeluaran pengeluaran Anda, dan masukkan data pada spreadsheet.
Perangkat Lunak Manajemen Properti
Tuan tanah juga dapat menggunakan perangkat lunak manajemen properti untuk menjaga agar dokumen sewa properti tetap teratur. Quicken, misalnya, memiliki perangkat lunak yang mengatur semua dokumen untuk Anda. Ini juga membantu menemukan semua pengurangan pajak Anda, memberi Anda tempat untuk mencatat biaya keterlambatan atau pembayaran parsial dan memungkinkan Anda membandingkan status properti sewaan Anda. Perangkat lunak manajemen properti biasanya memiliki banyak fitur canggih yang mungkin tidak diperlukan oleh pemilik properti dengan satu atau dua properti. Tuan tanah dengan lebih dari 10 properti sering menemukan mereka berguna, menurut Nolo.
