Sementara perusahaan dari hampir semua ukuran dapat menggunakan sistem perusahaan, dalam banyak kasus perusahaan mengacu pada organisasi yang terdiri dari 500 komputer atau lebih yang terhubung ke jaringan yang sama. Terlepas dari ukuran perusahaan, sistem bisnis semua memiliki satu kesamaan: mereka mengurangi upaya yang diperlukan oleh manajer dan karyawan dalam mengelola informasi. Sistem perusahaan mengintegrasikan informasi dan proses yang digunakan di seluruh organisasi dan, idealnya, membuatnya dapat diakses dari satu tempat.
Tiga jenis sistem perusahaan tersedia saat ini:
- ERP: Perencanaan Sumber Daya Perusahaan
- CRM: Manajemen Hubungan Pelanggan
- SCM: Manajemen Rantai Pasokan
Memahami Platform Perangkat Lunak Perusahaan
Siapa pun yang memiliki komputer atau ponsel sudah terbiasa dengan dua jenis perangkat lunak: sistem operasi dan aplikasi. Sistem operasi, seperti Microsoft Windows, Linux, Android dan Apple iOS, mengakses perangkat keras dan menyediakan platform untuk menjalankan aplikasi. Aplikasi atau aplikasi, adalah perangkat lunak yang Anda gunakan untuk bermain game dan melakukan pekerjaan Anda.
Dalam lingkungan bisnis, komputer biasanya terhubung dalam jaringan melalui satu atau lebih komputer yang kuat yang disebut server. Server mungkin berlokasi di kantor Anda, atau di tempat lain, yang Anda akses melalui internet. Aplikasi yang terletak di server, yang dapat digunakan semua orang di perusahaan pada saat yang sama disebut perangkat lunak perusahaan. Perusahaan dapat menggunakan perangkat lunak perusahaan untuk melakukan hal-hal seperti melacak inventaris, mengelola penjualan dan pembayaran dan menyimpan informasi pelanggan dan catatan karyawan.
Kiat
-
Ketika orang berbicara tentang cloud, mereka merujuk ke server atau sekelompok server yang diakses melalui internet.
ERP: Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan
Ketika Anda memiliki beberapa fungsi bisnis yang Anda inginkan dapat diakses pada sistem perusahaan, paket perangkat lunak ERP sering kali paling masuk akal.Sama seperti Microsoft menggabungkan aplikasi desktop seperti Word, Excel dan Powerpoint ke dalam satu paket, yang semuanya dapat bekerja bersama, perangkat lunak ERP menggabungkan aplikasi perusahaan ke dalam satu paket yang juga dapat bekerja bersama. Aplikasi ini, biasanya disebut modul, dapat dibeli dalam bundel dan kemudian, karena Anda membutuhkan lebih banyak fungsi, modul tambahan dapat ditambahkan.
Sistem ERP biasanya dapat menggabungkan hubungan pelanggan dan sistem manajemen rantai pasokan dalam modul mereka.
CRM: Sistem Manajemen Hubungan Pelanggan
Perangkat lunak CRM mirip dengan ERP, tetapi seperti namanya, itu berfokus pada data pelanggan. Ini paling sering digunakan untuk penjualan, layanan pelanggan, dan pemasaran. Setiap detail tentang pelanggan Anda dapat dimasukkan ke dalam sistem CRM, yang disediakan untuk siapa pun dalam bisnis Anda. Informasi kontak pribadi untuk orang yang berbeda di organisasi pelanggan semua dapat disimpan, serta riwayat pembelian, keluhan, dan pengembalian. Setelah data ini dimasukkan, sistem CRM dapat digunakan untuk memperkirakan penjualan dan membantu Anda menentukan peluang pemasaran.
CSM: Sistem Manajemen Rantai Pasokan
Perangkat lunak CSM berkisar pada sumber daya dan logistik yang diperlukan untuk mengeluarkan produk kepada pelanggan Anda. Rantai pasokan umum akan mencakup sumber bahan baku dari pemasok, memesannya dan melacak pengiriman, kemudian melacak barang-barang yang diproduksi melalui proses manufaktur, menyimpannya di gudang dan kemudian mengirimkannya ke pelanggan. Dioptimalkan dengan benar, sistem CSM dapat secara otomatis melakukan pemesanan dengan pemasok sebelum bahan baku dibutuhkan, serta melacak efisiensi setiap departemen saat diproduksi.
Menjelajahi Berbagai Jenis Modul ERP
Modul yang berbeda kemudian dapat mengakses data itu dan menyajikannya kepada karyawan sesuai kebutuhan. Tanpa sistem seperti itu, departemen akuntansi dapat menggunakan satu sistem, departemen penjualan sistem lain, sedangkan gudang menggunakan sistem ketiga. Informasi masing-masing departemen akan tetap berada di silo sendiri, tidak dapat diakses oleh departemen lain.
Misalkan, misalnya, Anda memiliki perusahaan yang membuat sepatu bot hujan. Tanpa sistem perusahaan, masing-masing departemen akan berjalan secara independen satu sama lain. Jika departemen penjualan mendapatkan klien baru, mereka harus menghubungi bagian akuntansi untuk membuat klien mengatur dan menyetujui kredit. Setelah disetujui, departemen akuntansi kemudian harus memberi tahu departemen penjualan bahwa pesanan pertama dapat diproses. Maka seseorang harus berkoordinasi dengan gudang dan departemen produksi, sementara departemen pembelian dan departemen sumber daya manusia masing-masing perlu dibawa masuk untuk memastikan ada cukup persediaan dan pekerja untuk memproses pesanan. Masing-masing langkah ini akan melibatkan email dan panggilan telepon di seluruh perusahaan, serta kepada klien sampai pesanan dikirimkan.
Menggunakan sistem perusahaan, melalui berbagai modul, semua ini dapat dilakukan secara otomatis dan banyak dari itu tanpa interaksi manusia, yang mempercepat proses dan mengurangi kesalahan manusia.
Modul Penjualan: Tenaga penjualan Anda mendapatkan klien baru, rantai pakaian eceran yang berlokasi di Kanada, yang ingin membeli 1.000 sepatu bot dengan desain dan ukuran yang berbeda-beda. Dia memasukkan informasi klien ke dalam modul penjualan.
Modul Akuntansi: Departemen akuntansi menerima pemberitahuan bahwa klien baru telah ditambahkan. Mereka memverifikasi informasi klien dan menjalankan pemeriksaan kredit. Setelah pesanan klien disetujui, wiraniaga mendapat konfirmasi, termasuk harga jual dan diskon klien.
Modul Persediaan: Karena tenaga penjualan mengkonfirmasi pesanan, sistem memberitahunya bahwa ada 200 sepatu bot ini dalam stok, yang dapat dikirim segera. Sepatu bot yang tersisa perlu diproduksi dan dapat dikirim dalam dua minggu.
Modul produksi: Setelah pesanan dikonfirmasi, manajer produksi diberitahu bahwa ia perlu memiliki 800 sepatu bot dari ukuran yang diperlukan.
Modul Sumber Daya Manusia: Dengan pesanan terbaru, sumber daya manusia diberitahu bahwa mereka telah mencapai ambang batas baru dan, berdasarkan perkiraan penjualan yang diperbarui untuk kuartal ini, dua karyawan lagi harus dipekerjakan.
Modul Pembelian: Pesanan baru untuk sepatu bot secara otomatis memicu pesanan ke pabrik karet perusahaan untuk menjaga stok pada ambang minimum.
Modul Pelacakan Pesanan: Klien Kanada baru dapat masuk ke situs web perusahaan Anda untuk melihat kapan pesanan akan dikirimkan. Sistem ini juga menampilkan produk lain yang dipesan oleh pengecer serupa dalam sebulan terakhir.
Modul Pendukung Keputusan: Anda melihat bahwa pesanan ke Kanada meningkat pesat, memberi Anda data yang Anda perlukan untuk memutuskan apakah akan menyewa tenaga penjualan untuk negara itu. Melihat gaya tertentu yang menjual di sana, Anda menyadari mungkin ada pasar untuk sepatu bot gaya serupa untuk pasar baru ini.
Manfaat dan Kegagalan Sistem Perusahaan
Memilih perangkat lunak perusahaan yang tepat dapat meningkatkan produktivitas, menurunkan biaya, meningkatkan penjualan, dan membuat keputusan manajemen jauh lebih efisien. Dalam era perdagangan global, jika pesaing Anda sudah menggunakan solusi perusahaan untuk merampingkan aliran informasi mereka, tidak memiliki platform perusahaan dapat membuat Anda kurang kompetitif dan dapat menempatkan bisnis Anda dalam risiko.
Di sisi lain, mengadopsi solusi perusahaan sama seperti meletakkan semua telur data Anda dalam satu keranjang. Masalah dengan instalasi dapat melumpuhkan setiap departemen. Dalam survei 2015, 21 persen responden menggambarkan peluncuran solusi ERP mereka sebagai kegagalan. Masalah dapat meliputi:
- Pelatihan staf yang tidak tepat untuk mengoperasikan sistem baru.
- Gagal memahami persyaratan staf.
- Mengonfigurasi data yang diperlukan sistem dengan tidak tepat untuk diakses.
- Gagal melindungi data sensitif agar tidak diakses oleh peretas.
Sementara beberapa masalah dapat menyebabkan sakit kepala hanya beberapa minggu, yang lain mungkin berlangsung selama beberapa tahun. Secara historis, implementasi perusahaan yang buruk telah diketahui dapat menurunkan miliaran dolar korporasi. Sebuah studi kasus klasik dalam implementasi ERP yang buruk pernah menyebabkan kegagalan Hershey untuk membawa cokelat ke pasar ritel pada waktunya untuk Halloween, menyebabkan harga sahamnya turun secara dramatis. Dalam beberapa tahun terakhir, entri Target yang gagal ke Kanada juga dipersalahkan atas implementasi ERP yang tidak terorganisir dengan baik.
