Untuk membuat kesan yang baik ketika menulis kepada manajer di suatu bisnis, Anda perlu membuat dokumen yang jelas, ringkas, berpenampilan profesional dan terdengar. Surat bisnis lebih formal daripada cenderung e-mail, dan mereka biasanya mengikuti protokol khusus. Cara Anda memformat, mengalamatkan, dan membuka surat memandu kesan yang dimiliki penerima tentang Anda; Oleh karena itu, pastikan Anda mempertahankan standar profesional sehingga isi surat itu dianggap serius.
Daftarkan alamat surat lengkap Anda di bagian atas halaman. Format alamat Anda seperti pada amplop surat dengan kota, negara bagian, dan kode pos di baris kedua mengikuti nomor jalan dan nama Anda. Anda juga dapat mendaftarkan nomor telepon dan alamat email Anda segera setelah alamat Anda.
Tulis tanggal di baris segera setelah alamat Anda. Tuliskan tanggalnya secara lengkap, misalnya, 14 Maret 2011 alih-alih 3/14/11. Tanggal, bersama dengan sisa surat itu, harus dibenarkan.
Lewati empat baris setelah tanggal dan tulis alamat manajer yang akan menerima surat Anda. Ini agak berbeda dari cara Anda mendaftarkan alamat Anda sendiri. Baris pertama dari bagian ini adalah nama manajer kepada siapa surat Anda ditujukan. Baris berikutnya akan menjadi posisi tepat manajer dengan perusahaan, diikuti dengan nama perusahaannya di baris ketiga. Berikutnya adalah alamat surat manajer, termasuk kota, negara bagian, dan kode pos. Jangan cantumkan nomor telepon atau alamat emailnya.
Lewati satu baris dan kemudian tulis salam Anda, seperti "Dear Ms. Stevens" atau "Dear Mr. Jones." Salam harus diikuti oleh titik dua.
Tulis sisa surat Anda.
