Ketika mengelola sebuah proyek, intinya adalah mengetahui apa yang harus dihasilkan. "Hasil Kerja" adalah istilah umum yang selalu didengar orang dalam bisnis, dan akan mudah untuk berpikir bahwa itu mengacu pada produk fisik yang diterima, tetapi jauh lebih luas dari itu.
Apa Itu Hasil Kerja?
Pada dasarnya, kiriman adalah hasil dari suatu proyek. Tetapi ada beberapa jenis kiriman: kiriman internal dan eksternal, dan kiriman proyek dan proses.
Hasil eksternal adalah layanan atau produk yang telah dilibatkan oleh klien atau pelanggan oleh perusahaan. Ini adalah sesuatu yang bisnis Anda ciptakan untuk dijual untuk menghasilkan pendapatan bagi perusahaan.
Hasil internal adalah tugas dan pekerjaan yang diselesaikan dalam perusahaan yang tidak didorong oleh pelanggan tetapi merupakan persyaratan untuk berhasil menjalankan bisnis. Mengarsipkan pajak, mengerjakan dokumen, dan mengelola akun, semuanya dianggap internal. Hasil internal tidak akan pernah melewati meja klien, tetapi dapat diproduksi untuk pihak berwenang seperti IRS atau badan lisensi. Mereka masih dalam (internal) perusahaan Anda, atau diperlukan untuk menjalankan perusahaan Anda.
Hasil proyek dan hasil proses keduanya berada di bawah kategori hasil eksternal karena berkaitan dengan pekerjaan berbasis klien.Hasil proyek adalah hasil yang diarahkan klien; setiap produk dan layanan yang akan diberikan kepada klien sebagai hasil dari proyek.
Hasil proses, di sisi lain, adalah salah satu pekerjaan yang dilakukan untuk menyelesaikan hasil proyek. Mereka adalah dokumen, rencana, mock-up, klarifikasi tentang ruang lingkup dan bahkan kerusakan struktur kerja yang dibuat untuk tim internal.
Memahami Hasil Kerja Proyek
Ketika pelanggan atau klien menjalankan bisnis untuk menyediakan layanan atau menjual produk kepada mereka, hasil yang mereka terima adalah hasil proyek. Ini bisa menjadi produk fisik, tetapi juga bisa menjadi sesuatu yang tidak berwujud, seperti layanan, laporan atau file komputer.
Misalnya, ketika sebuah maskapai kontrak Boeing untuk datang dengan pesawat baru untuk mereka, mereka akan menentukan apa yang mereka butuhkan dari pesawat - dari ukuran, ke tempat duduk dan desain. Pesawat menjadi pengiriman. Dan jika sebuah perusahaan mengadakan konferensi internal dan menyewa seorang transcriber untuk merekam dan mendokumentasikan acara tersebut, file transkripsi mereka juga dapat dikirim.
Hasil kerja dapat berupa hasil kreatif, perangkat keras, perangkat lunak, dokumen, peralatan, dan layanan lainnya. Mereka dapat berupa pekerjaan jangka pendek atau proyek jangka panjang yang sangat kompleks.
Semakin jelas kiriman didefinisikan dalam kontrak proyek, semakin lancar proses pengirimannya.
Menentukan Hasil Kerja Proyek
Tidak cukup hanya mengatakan apa yang akan disampaikan pada akhir proyek. Sangat penting untuk memiliki ruang lingkup yang jelas, biaya dan jadwal yang ditetapkan dalam kontrak yang dapat dikirimkan sehingga kedua belah pihak sepakat tentang apa yang akan dikirimkan, kapan akan dikirimkan dan untuk berapa banyak.
Sebagai contoh, misalkan Anda membuat kontrak untuk pengiriman situs web perusahaan baru untuk perusahaan pakaian Anda. Semakin spesifik Anda dapat menyediakan apa yang Anda butuhkan dari situs web, semakin besar kemungkinan Anda memiliki hasil yang Anda inginkan.
Karenanya, menguraikan kiriman harus mencakup daftar semua aspek yang Anda perlukan dari situs web:
- Portal e-commerce yang dinamis di mana pelanggan dapat melihat pakaian dalam berbagai tampilan dengan kemampuan zoom-in.
- Pelanggan dapat membeli secara online dengan kartu kredit, PayPal dan Interac dalam berbagai mata uang.
- Integrasi agregasi milis ada di daftar keinginan departemen pemasaran.
- Departemen produk ingin agar situs web diperbarui dengan mudah dengan produk baru, tetapi juga harus menyesuaikan inventaris perusahaan 24/7, sehingga produk tidak kelebihan penjualan atau dibiarkan tidak terjual karena pelacakan data yang buruk.
Masing-masing aspek ini dapat dirinci dalam kontrak proyek. Hasil proses kemudian akan diputuskan secara internal oleh tim proyek dengan cara yang memajukan proyek dengan cepat sehingga tenggat waktu pengiriman eksternal dapat dipenuhi.
Dalam hal ini, mungkin ada lebih dari satu pengiriman. Yang pertama mungkin merupakan tiruan dari desain situs web, dan hasil yang kedua adalah situs web yang berfungsi atau kerangka gambar. Hasil pertama akan membutuhkan persetujuan sebelum hasil kedua dapat dibuat, dan kontrak harus memiliki kriteria penerimaan yang dapat disampaikan.
Langkah-langkah dalam Menentukan Hasil Kerja
Dua kata paling penting yang perlu diingat ketika mendefinisikan kiriman adalah "spesifik" dan "terukur."
Spesifik datang dalam tahap perencanaan proyek, dan di situlah rincian akan ditetapkan untuk apa yang perlu menjadi hasilnya; yang disampaikan. Setelah spesifik dikonfirmasi, biaya dan tenaga kerja dapat dipecahkan, dan anggaran disetujui oleh klien.
Tonggak sejarah adalah bagian dari aspek “terukur” dari hasil kerja, tetapi mereka untuk penggunaan internal - hasil proses - hanya semacam pos pemeriksaan di jalan untuk menyelesaikan proyek dan melepaskan pekerjaan klien.
Aspek lain dari bagian yang dapat diukur dari hasil proyek adalah bahwa mereka harus memenuhi kriteria penerimaan. Untuk tujuan ini, klien harus jelas dalam apa yang mereka butuhkan selama penulisan kontrak, atau mereka mungkin memiliki sedikit imbalan jika hasil kerja mereka tidak memenuhi apa yang mereka bayangkan.
Baseline dan Tonggak Sejarah
Entah Anda sedang mengerjakan proyek yang membutuhkan kiriman, atau Anda terlibat untuk menerima kiriman. Salah satu cara atau yang lain, proyek ini membutuhkan baseline dan tonggak untuk memastikan keberhasilan.
Baseline proyek dapat berupa baseline lingkup, baseline jadwal atau baseline biaya. Bersama-sama, mereka adalah baseline pengukuran kinerja dan mereka tidak ditentukan sampai perencanaan proyek selesai. Mereka harus menjadi kerangka kerja untuk pengawasan ketika proyek sedang berlangsung.
Garis dasar biaya adalah anggaran yang diharapkan. Lingkup mencakup apa jangkauan penuh proyek itu dan apa harapan dan hasil yang seharusnya. Jadwal adalah jadwal untuk pelaksanaan dan pengiriman. Jika, atau ketika, detail proyek berubah, itu harus dicatat dan garis dasar perlu diubah.
Dalam memantau akurasi baseline, tonggak penting. Tonggak sejarah adalah tugas atau pencapaian yang ketika selesai membantu mempercepat hasil akhir dari proyek apa pun. Tonggak sejarah dapat berupa pencapaian besar, seperti pembingkaian yang diselesaikan di gudang baru, atau sesuatu seperti kontrak yang ditandatangani. Secara umum, tonggak adalah fungsi internal, sarana untuk memantau kemajuan yang membantu tim proyek tetap pada target untuk tanggal penyelesaian.
Jika tonggak pencapaian suatu proyek sedang terlewatkan atau baseline berubah, itu berarti hasil kerja mungkin tidak memenuhi tenggat waktu.
Mengelola Hasil Kerja Proyek
Cakupan creep dapat membatalkan pengiriman jika ruang lingkup proyek meluas setelah berbagai hal telah dimulai. Untuk membatasi hal ini, jelaskan tentang kiriman apa yang terlibat dengan perjanjian proyek awal dan bangun waktu dan anggaran tambahan sesuai kebutuhan jika kiriman baru ditambahkan. Pastikan untuk mendapatkan persetujuan dari semua pemangku kepentingan dalam hal ini.
Klien dan pemangku kepentingan lain dapat meningkatkan keberhasilan proyek melalui masukan mereka tentang kriteria penerimaan. Menjadi jelas tentang tujuan penggunaan akhir dari hasil kerja tersebut dan apa tujuannya, untuk memastikan Anda memenuhi kebutuhan dan persyaratan hasil kerja tersebut.
Gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk membuat semua orang tepat sasaran dan terkini tentang kemajuan proyek dan berapa banyak lagi pekerjaan yang harus dilakukan untuk diselesaikan. Ini bisa sangat produktif di mana ada lebih dari satu pengiriman eksternal. Pastikan bahwa proses, jadwal dan tujuan eksplisit dan mudah, dan mendelegasikan tugas.
